Conseil, vente, installation, entretien de scanners de documents

Les scanners de documents professionnels sont de plus en plus communs dans les entreprises et chez les particuliers.

Ces scanners permettent de gérer efficacement tous les documents papiers tels que factures, contrats, documents techniques, dossiers patients, actes, etc…

Décider de scanner les documents de l’entreprise ou personnels est un projet qui doit être bien réfléchi dès le début.

S’il est bien conçu, bien dimensionné, fiable il vous donnera entièrement satisfaction et saura répondre à vos attentes. A l’inverse, le projet pourra être sous dimensionné, peu pratique, peu fiable et risque d’avorter.

Votre projet est unique et mérite toute notre attention

Les nombreux projets que nous avons mené à bien et nos méthodes de travail sont notre valeur ajoutée et notre garantie pour une installation réussie.

Nous louons également des scanners professionnels sur des courtes périodes (1 mois ou plus) pour scanner vos archives.

Pourquoi scanner et archiver des documents papiers

  • Accéder plus facilement à l’information qu’avec des documents papiers
  • Économiser de la place d’archivage
  • Partager facilement les documents à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise
  • Éventuellement mieux contrôler l’accès à l’information

Dans les projets plus complexes, on trouve couramment des besoins plus pointus tel que :

  • Construire une chaîne de validation des documents (workflow)
  • Automatiser la saisie de formulaire (reconnaissance d’information)
  • Archiver des versions de documents

Nous pouvons vous accompagner dans votre projet !

Par le biais de quelques séances de travail, nous serons capables d’identifier vos besoins et de vous proposer la meilleure solution.

Comment choisir le bon scanner ?

Il existe un très grand nombre de scanners sur le marché. Les prix sont très variables allant de CHF 200.– à CHF 10 000.– HT. Les paramètres les plus importants pour choisir le scanner qui convient sont les suivants :

  • Format des documents à scanner.

  • Qualité des papiers à scanner.

  • Taille du chargeur de documents (10 pages, 30 pages, 80 pages, 300 pages, etc.).

  • Vitesse du scan (de 2 pages minute à 100 pages minute).

  • Résolution souhaitée.

  • Type de documents (texte, photos, documents spéciaux).

  • Nécessité ou non d’utiliser le scaner en réseau.

  • Mise en ligne des documents par e-mail, dans un drive, dans un dossier réseau etc.

  • Éventuellement le ou les bons logiciels de traitements de l’image ou des données scannés si le logiciel fourni avec le scanner ne convient pas, en particulier si on doit configurer des traitements automatisés de lots de documents (typiquement des séparations par code barre).
  • Éventuellement le ou les bons logiciels d’archivage (GED) si vous en avez le besoin.

Exemple de projets réalisés par BIP Informatique

Un particulier souhaite scanner ses 5 classeurs d’archives de documents administratifs et les sauver sur USB et dans un drive réseau.

Une régie souhaite un scanner A4 puissant et fiable pour scanner toutes les factures, les séparer par détection de code barre, les indexer et les intégrer dans leur logiciel comptable.

Un médecin souhaite scanner chaque jour les dossiers patients. Le scannage doit être rapide et sans intervention de l’assistante. Tous les dossiers sont scannés en fin de journée. Le système crée un PDF par patient et l’enregistre dans son dossier.

Une PME possède plusieurs succursales. Cette PME souhaite utiliser les scanners multifonctions de chaque succursale pour scanner des contrats qui doivent être automatiquement envoyé sur un serveur central.

Une fiduciaire souhaite archiver 1000 classeurs de documents comptables divers. Acquérir un scanner grand volume pour ce job n’est pas justifié, elle souhaite louer une machine pro durant 3 mois. Puis s’équipe de scanner compactes pour les travaux de scan quotidien.

Mis à jour le 24 août 2022