Pourquoi migrer vers Office 365 ?
Office 365 est une solution Cloud complète et performante pour booster l’efficacité de vos équipes et offrir le meilleur des services de Microsoft.
Elle permettra d’accéder à vos équipes de façon sécurisée aux messageries instantanées, agendas, fichiers, applications (Microsoft Word, Excel, Powerpoint) dans tout lieu pourvu d’une connexion internet. Par conséquent, il sera possible de travailler, avoir ses fichiers à portée de main, partager des dossiers avec un client depuis n’importe où.
La migration vers Office 365 simplifie le travail d’équipe le rendant vraiment collaboratif.
Le personnel en déplacement et dans les bureaux partageront les mêmes informations et pourront travailler sur les mêmes fichiers en temps réel. Bien évidemment les applications Office 365 de Microsoft sont disponibles sur tout support (PC, tablette, portable). Moins de contraintes temporelles et techniques équivaut à davantage de productivité !
Préparer la migration vers Office 365
Nous vous proposons de passer à Microsoft Office 365 (désormais Microsoft 365) afin de bénéficier d’une plateforme collaborative, moderne et performante. Pour que cette migration soit une réussite, nous mettons en place une méthodologie éprouvée et un plan de migration vers Office 365 qui vous permettra de réaliser une transition vers le cloud en douceur et sans impact sur vos activités.
Ce plan de migration permettra notamment :
- de déterminer précisément les ressources et données à migrer (e-mails, contacts, agendas, fichiers…) ;
- de définir les outils et services à déployer (Onedrive, Sharepoint, Planner, Teams…) ;
- de vérifier que vous disposez de tous les équipements et logiciels pour utiliser ces nouveaux outils ;
- d’accompagner vos équipes et former vos collaborateurs et une fois la migration commencée.
Néanmoins le passage vers O365 peut se compliquer s’il est fait sans préparation et sans formation.
Nous accompagnons de plus en plus d’entreprises dans ce processus de migration vers Office 365 et nous pouvons constater qu’il est primordial au préalable de connaître votre manière de travailler et de définir comment vous pourriez tirer parti des outils offerts par Microsoft O365.
Certes, la suite Office 365 est une somme d’applications, de fonctionnalités, de services cloud, conçue pour « pouvoir d’en faire plus » selon Microsoft, mais avant tout elle reste une solution modulaire dont l’utilisation ultérieure va conditionner le processus même de migration et sa mise en place.
En effet, les besoins ne seront pas les mêmes si vos équipes sont composées de 10 ou de 100 personnes et la migration devra prendre en compte ces spécificités.
À quoi ressemble le processus de migration vers Office 365 ?
Comme nous l’avons déjà dit, les possibilités offertes par Office 365 sont très vastes et chaque entreprise est unique et aura des besoins différents.
La première étape : comprendre vos besoins et à définir les outils
La première étape de notre plan de migration consiste donc à comprendre vos besoins et à définir les outils à mettre en place afin que la solution O365 soit la plus efficace pour votre entreprise : nous devons prendre connaissance de vos besoins spécifiques, de vos souhaits de fonctionnement futurs (puisque l’utilisation du Cloud va permettre de faire évoluer votre manière de travailler…) et faisons un état des lieux de l’infrastructure et du fonctionnement informatique actuel (courriels, agendas, licences, serveurs, etc.).
Nous apportons nos conseils pour préparer la migration et optimiser les processus de travail grâce aux fonctionnalités d’Office 365. Cette première étape est sûrement la plus importante pour réussir sa migration !
La seconde étape : migration
La seconde étape concerne la migration à proprement parler. Nous avons une solide expérience technique et utilisons des outils d’automatisation efficaces qui permettent de migrer votre messagerie assez facilement, quelque soit le nombre d’utilisateurs.
La migration des fichiers est un peu plus complexe et nécessite une attention particulière.
Faire un simple déplacement des fichiers de vos serveurs dans le cloud est une erreur. Le passage à O365 doit être l’occasion de réfléchir à l’organisation de vos données et à la manière la plus efficace de les exploiter dans une utilisation cloud pensée pour le partage, la mobilité et l’accessibilité.
Cette étape se fera donc progressivement.
La troisième étape : formation et accompagnement
Parallèlement à la migration, nous accompagnons et formons vos utilisateurs.
La formation et l’accompagnement est le second aspect trop souvent négligé qui fera qu’une migration est une réussite ou pas.
Une migration va nécessiter un changement dans les habitudes de travail des collaborateurs.
Pour cette raison nos équipes sont particulièrement attentives à la communication avant, pendant et après la migration vers Microsoft Office 365.
Un planning sera défini afin que chaque étape soit bien gérée et que vos équipes ne soient pas surprises et abordent les changements plus facilement.
Une formation des équipes tout au long du processus est aussi nécessaire pour qu’elles appréhendent les nouveaux outils et méthodes au fur et à mesure du déploiement.
Vous pourrez découvrir plus précisément nos méthodes en lisant notre « use case » concernant la migration O365 effectuée chez un de nos clients.
Formation pour tirer le meilleur parti de Microsoft Office 365
Formation initiale et phase de test :
Notre rôle ne se limite pas à faire la simple migration de vos données dans O365. Nous sommes à vos cotés tout au long du processus de prise en main de la suite Office 365 pour exploiter les fonctionnalités que vous retrouvez suite à la migration.
Nous mettons pour cela en place une phase de test d’un mois qui peut être prolongé suivant vos besoins.
Formation continue
La migration vers O365 est un évènement important pour doter votre entreprise d’outils de productivité modernes. Cependant avoir des outils ne signifie pas savoir en tirer parti.
Notre rôle est également de vous aider à les maitriser, de vous présenter aussi les nouveaux outils et fonctionnalités développés en permanence par Microsoft.
Nous organisons des formations selon vos besoins et votre niveau d’avancement dans l’utilisation des outils Microsoft.
Formation sur la collaboration avec Teams et les vidéoconferences, utilisation de Sharepoint pour le partage des fichiers, mise en place d’application spécifiques comme Planner, Bookings ou Onenote, etc.